О компании
AUTODOC — это онлайн-ритейлер автозапчастей #1 в Европе с головным офисом в Берлине, представительствами в 5-ти странах и штатом более 4000 человек. Более 10 миллионов клиентов из 27 стран Европы выбирают именно нас. В январе 2019 года мы вошли в ТОП-100 списка самых быстрорастущих немецких компаний на 44-м месте, а в автомобильной промышленности на 2-м месте.
DNA325 является локальным партнером международных компаний и стартапов, которые запускают свои R&D центры в Украине. Компания DNA325 предлагает упрощенный и экономически эффективный способ создания собственной удаленной команды разработчиков в Украине.
Привет, Юлия. Рад с вами познакомиться, вы такая молодая Global Head of Recruitment, уверен нашим читателям будет интересна история успеха ваша и вашей команды, а также с чем пришлось столкнуться в 2020м году.
И так начнём, расскажите как пришли в профессию?
С рекрутментом меня судьба свела, пожалуй, случайно, когда в 15 лет, желая побороть свою стеснительность, я записалась волонтёром в молодёжную организацию Hub Volunteer Service. Тут мы занимались организацией различных мероприятий: тематические конференции для молодежи и взрослых, фестивалей (Вишиванковий фестиваль), лекций и т.п.
За первые полгода волонтерской деятельности мне удалось попробовать свои силы в SMM, фандрайзинге и даже быть ведущей на сцене Вишиванкого фестиваля на протяжении нескольких лет. Значимым шагом и знакомством с рекрутментом стал проект от БО “Пчёлки”, где я выступала координатором волонтеров. Это был первый опыт отбора волонтёров в проект и их координация. Позже я стала менеджером по отбору волонтеров.
Таким и было мое вступление в ряды рекрутеров. Несколькими месяцами позже я прошла конкурс на должность HR-менеджера / рекрутера в один из проектов ООГА (Одесская областная государственная организация), где познакомилась с представителями компании ООО “Левада”, и спустя несколько месяцев получила свое первое официальное место работы в должности на предприятии. Здесь, как мне сейчас кажется, в моей голове окончательно укрепилось понимание того, что мне нравится делать и чем бы я хотела заниматься дальше.
А с чего начался ваш путь в AUTODOC?
Прежде чем попасть в AUTODOC, я около полутора года отслеживала вакансии компании и была удивлена, что в такую крупную компанию (на тот момент около 3000 сотрудников) всё нет и нет вакансий в сфере подбора персонала, рекрутменте. И вот он, апрель 2019, долгожданная вакансия, несколько этапов собеседований и практически месяц ожидания того самого долгожданного оффера.
AUTODOC – один из самых ярких этапов не только моего профессионального развития, но и жизни в целом.
Эта компания стала для меня местом беспрерывного развития, неимоверно интересных задач и поиска их решений, головокружительного карьерного роста, знакомства с невероятно большим количеством интересных людей.
Не спорю, иногда бывает сложно, но я точно знаю следующее: я люблю AUTODOC и верю в ТО, что мы “строим” здесь; я люблю ТО, чем занимаюсь.
Можно немного подробнее? AUTODOC – крупная компания, как у такой хрупкой девушки получается успешно руководить такой большой командой?
В AUTODOC на сегодняшний день работает более 4 000 сотрудников в 5 странах мира. В рекрутмент команде – 18 сотрудников.
На мой взгляд, первое и самое важное, что помогает нам достигать поставленных целей – это люди, с которыми мы работаем. У меня прекрасные коллеги, самостоятельная команда и руководитель, с которой хочется брать пример.
Мы усилили его 🙂
В целом ситуация с COVID-19 несла нейтральное влияние на подбор персонала в компанию: есть планы – мы им следуем. Большинство сотрудников компании перевели на удаленный формат работы и работали в привычном режиме. Мы активно нанимали и всё это сопровождалось расширением, а не сокращением.
Очень здорово, а можете посоветовать инструменты для оптимизации удаленной работы сотрудников?
Расскажу, как мы настроили работу отдела рекрутмента в условиях карантина. Карантин показал, что работать удалённо и эффективно – возможно. Первое, что мы сделали – перестали нанимать сотрудников отдела исключительно для работы из офиса. Будучи в Одессе, рекрутмент – лиды управляют удалёнными командами в 4 странах мира. Мы не привязываемся к офису и готовы нанимать сотрудников в любой точке мира.
Буквально осенью внедрили у себя 2 инструмента, которые позволяют лучше понять, на что рекрутер тратит время:
- Jira – как таск-трекер. Мы создали WorkFlow по каждой вакансии и разбили его на процессы. Так в любой момент участник процесса отбора может зайти и посмотреть, сколько фактического времени рекрутер потратил на работу над вакансией.
- SmartRecruiters – Application Tracking System (ATS) – здесь мы храним все резюме кандидатов по вакансии, отслеживаем ряд рекрутмент метрик (в частности воронку рекрутинга). Каждый участник процесса найма также может зайти и посмотреть историю общения с кандидатами, их резюме и статус вакансии.
Как получается поддерживать боевой дух на высоте в условиях удаленной работы? (про тим билдинг в зуме =))
Не провели ни одного тим-билдинга в Зумме 😅
Мотивация команды у нас происходит постоянно и не зависит от карантина. У команд есть еженедельные собрания, во время которых обсуждаются новости компании, планы и приоритеты. У нас также есть 1-to-1, во время которого каждый сотрудник может рассказать о том, что его волнует. Со своей стороны стараюсь помочь каждому настолько оперативно, насколько это в моих силах. Полагаю, что такие открытые взаимоотношения и чувство поддержки являются одним из лучших мотивационных факторов.
Похвала, обратная связь, дружеские взаимоотношения – вот три кита нашей работы в команде.
Внес ли коррективы 2020й год в процесс поиска кандидатов?
У кандидатов появилось больше вопросов 🙂
Многие стали спрашивать о том, предоставляем ли мы возможность работать удаленно, например, так как беспокоились о своем здоровье. Иногда приходилось переносить дату выхода, если у нового сотрудника отсутствовала техника для работы.
А так всё в принципе осталось стабильно, как до, так и во ремя, и после.
Какие акценты в HR Брендинге AUTODOC продиктовал 20й год?
Основной акцент в этом году пришелся на корпоративную коммуникацию. Удаленная работа, распределенные команды – все это требует слаженного взаимодействия и четкого понимания всеми участниками процесса общих целей и того, как их возможно достигнуть.
Потому мы активно развивали и модифицировали наши корпоративные коммуникации для того, чтоб все сотрудники были “на одной странице” и понимали, что конкретно происходит в компании.
В начале осени нам посчастливилось успеть провести Турнир по картингу среди IТ компаний – IT KartFight 2020. А также мы активно занимались внутренними корпоративными ивентами (пока ситуация это позволяла и мы работали в офисах), чтоб поддержать дух и мотивацию наших коллег.
Какие Инструменты используете в работе? В том числе и для автоматизации рекрутинга?
AUTODOC – очень технологичная компания, мы стараемся автоматизировать все, что можно. Это касается рекрутмента в том числе. А еще мы очень любим измерять всё в количественных и качественных показателях. Работа с аналитикой – наше всё.
Чуть выше писала об инструментах в рекрутинге.
Сейчас используем SmartRecruiters (ATS), Jira (таск-трекер). Для части задач еще Bitrix24 и HR IS – Saba Cloud; для корпоративного общения – всем известный Slack.
Где ищите новых специалистов? Какие каналы самые эффективные?
Мы редко что-либо отдаем на аутсорс, поэтому у нас работают сотрудники самых различных специализаций: от клиент-менеджера со знанием норвежского языка, до узкоспециализированных специалистов в сфере маркетинга, IT или финансов. Сложно выделить один или несколько каналов, потому что в разное время нам помогают разные каналы.
Большая часть вакансий закрывается с помощью Active Search или Head Hunting, особенно для мидл-топ менеджмента.
Одни из самых эффективных и универсальных каналом – LinkedIn, Indeed.
По странам хорошо отрабатывают локальные сайты поиска работы по типу work.ua, Djinny, DOU, GRC (HeadHunter), Habr и тому подобные в Украине и России.
Внутри компании у нас действует Реферальная программа “Приведи друга”, которую мы регулярно обновляем. Часто сотрудники просто рекомендуют своих знакомых и говорят, что им не нужны за это деньги – они хотят помочь привести в компанию хорошего специалиста.
В Германии, например, много кандидатов попадают в работу с карьерной страницы компании. У наших рекрутеров достаточно широкий круг знакомых, поэтому периодически вакансии закрываются именно благодаря нетворкингу.
В зависимости от специфики вакансии, мы тестируем новые каналы или инструменты, запускаем таргетированную рекламу или даже ведем переговоры с Университетами (для вакансий контакт-центра).
Есть ли у вас в компании Кадровые резервы?
Да, и еще раз да. У нас есть программа Internal Recruitment, в которой могут принять участие все сотрудники, которые уже определенное время проработали в компании. Так оператор контакт-центра может перейти в IT-департамент или в отдел Аналитики, если у него есть для этого определенный набор знаний. Мы поощряем рост наших сотрудников: многие руководители отделов выросли именно внутри компании.
Как выбираете специалистов к себе в рекрутинговую команду, на какие критерии обращаете внимание в первую очередь?
Могу выделить несколько основных пунктов:
- Самостоятельность и умение принимать решения;
- Умение быстро ориентироваться в ситуации: периодически случаются неожиданности, их нужно решать оперативно;
- Качество работы: скорость=качество. При отборе кандидатов важно не только быстро это делать, но и качественно выявлять соответствие кандидатов команде, культе компании, компетенции;
- Умение работать в режиме мультизадачности и быстро изменяющихся условиях;
- Умение строить партнерские взаимоотношения;
- Знания и опыт в рекрутменте;
- Развитые коммуникативные навыки: умение работать с возражениями, привлекать кандидатов и вызывать доверие;
- Желание развиваться именно в рекрутинге: рекрутинг – это не вступительный этап в сферу HR. Это полноценное направление, в котором также можно расти и развиваться;
- Английский.
Что посоветовали бы людям, которые хотят освоить профессию рекрутера?
Многие говорили мне на собеседовании, что хотят работать рекрутером, потому что “любят людей”. Рекрутинг – не совсем об этом. В нашей работе очень важно внимание к деталям, тайм-менеджмент, умение быстро перестраиваться. Если вы из тех, кто постоянно опаздывает на встречи и не выполняет свои обещания – работа рекрутером точно не для вас.
Новичкам советую пройти базовые курсы по подбору персонала и прочитать несколько книг по данному направлению для общего понимания процессов. Дополнительным плюсом будет курс ораторского искусства и курс работы в Excel.
Как устроена система обучения рекрутеров в компании? Какие у вас требования по soft/hard skills?
Так или иначе, но мы обучаем членов своей команды на постоянной основе за счет предоставления обратной связи и разбора рабочих кейсов, давая возможность поработать над вакансиями другой специализации или уникальными вакансиями.
Вводное обучение.
Большой акцент мы делаем именно на вводном обучении, ведь чем лучше рекрутер понимает специфику бизнеса, особенности взаимодействия между отделами и культуру конкретной команды, тем более качественно он сможет подобрать кандидатов. Вводное обучение длится от 2 до 4 недель: первые 2-3 дня – полный день, дальше – несколько часов в день или неделю.
Из основного – информация о компании (история, цели и планы, культура компании), работа с автоматизированными инструментами рекрутинга, передача вакансий (история, команда и культура), работа с ресурсами, индивидуальные цели и задачи.
Формат: чтение, просмотр видео-контента, выполнение практических заданий и встречи-обсуждения с тим лидом. Многие Политики, инструкции и процедуры мы описываем и добавляем в нашу корпоративную wiki.
Новый рекрутер приступает к полусамостоятельной работе, когда получает “зачёт” по пройденному материалу. После этого первое время тим лид совместно с рекрутером может проводить собеседования и помогает разобраться в тонкостях вакансии.
Внутреннее и внешнее обучение.
После проведения оценки сотрудников, мы определяем зоны развития, план и вид обучения. Здесь нам очень помогает департамент Learning&Development. Совместно мы разрабатываем программу обучения:
- с привлечением спикеров внутри компании, если это внутреннее обучение;
- С привлечением компании-провайдера тренинговых услуг, если это внешнее обучение.
Последнее, чему обучались, – The Art of Behavioral Interview – в декабре 2020.
Сейчас разрабатываем план обучения на первое полугодие 2021 года для рекрутеров всех локаций.
Обучение иностранным языкам.
В международно компании так или иначе приходится общаться с коллегами с других стран. У нас это случается достаточно часто. Поэтому большинство рекрутеров повышают свой уровень владения иностранным языком на корпоративных курсах иностранных языков.
В целом большинство из нас владеют до 3-х языков: русский, немецкий, английский, румынский, молдавский, испанский, польский, китайский.
Как вы выстроили систему KPI внутри отдела и какие метрики считаете важными и отслеживаете?
В целом, полагаю, что мы используем те же, что и другие рекрутеры: Time to fill vacancy, Cost per hire, Success of hire, Sourcing channel effectiveness, Hiring manager satisfaction, Time to Hire и всё около того рекрутёрское.
Отслеживаем как общие показатели показатели по всему отделу, так и по командам, странам или в разрезе специализации.
Цели мы выставляем индивидуальные и командные, сверку делаем по результату работы за квартал.
Поделитесь интересным кейсом?
Около года назад у нас была открыта вакансия “Социолог-исследователь” в отдел Customer Experience Management и нам удалось закрыть её за 2 (!) дня. Если быть совсем честной, то это очень специфическая должность и таких специалистов на рынке единицы. Закрыть её удалось с помощью Instagram Stories, на которую откликнулся мой знакомый с университета, проживавший на то время в другой стране.
Чтобы вы посоветовали компаниям по рекрутинговой стратегии с учетом трендов и тенденций 20го года?
- Учитесь формировать удалённую команду – офис не должен влиять на эффективность.
- Автоматизируйте рекрутинг, анализируйте эффективность.
- Развивайте команду.
