Для того, щоб зрозуміти як і коли починати Onboarding, варто зрозуміти що ви включаєте в це поняття. Нам здається, що не достатньо показати новому працівнику його робоче місце з кактусом та ноутбук з необхідним софтом. “Посадка на борт” – це багатогранний інструмент. Як, коли і для чого його використовувати? Давайте розберемося по порядку.
Для чого взагалі він потрібен? Тут краще розподілити процес на базові завдання та наслідкові цілі.
Базові завдання. Їх  ми ставимо перед собою спільно з новим працівником:

  • Знайомство з цінностями, ціллю та місією компанії.
  • Розкриття основних переваг компанії на ринку (EVP).
  • Знайомство з колективом та командою “новенького”.
  • Визначення основних контактних осіб за різними напрямками роботи та питаннями.
  • Ознайомлення з корпоративним середовищем спілкування, ведення та фіксації завдань, системою збереження проробленої роботи.
  • Фіксація основних показників оцінки ефективності роботи працівника (KPI, OKR).
  • Пошук можливих додаткових напрямків роботи.

Наслідкові цілі. Вони мають стати наслідком реалізації базових завдань:

  • Розуміння та прийняття цінностей, цілі та місії компанії.
  • Швидка та ефективна адаптація.
  • Низька тривога чи стрес через перехід.
  • Швидке включення в процеси компанії.
  • Результативність та ефективність працівника.
  • Умовна готовність до всього нового, з чим ще зустрінеться новий працівник.

Якщо ви були уважними, то помітили цікавий момент. Двох перших позиції з завдань та цілей зазвичай порушують ще на співбесіді. Більш того, в ідеалі, вони мають бути прописані в описі вакансії на Job Boards. Тому, свій on boarding ми починаємо ще в момент опису нової відкритої вакансії. Отож, від цілей ми плавно переходимо до етапів.

Вакансія та співбесіда.

Намагайтеся розповісти цілі, цінності та місію компанії зрозуміло і прозоро в кожному своєму зверненні до аудиторії. Кожна вакансія – це звернення до цільової аудиторії можливих колег чи партнерів. В описі вакансії важливо зробити акцент не лише на Hard Skills, але й на Soft Skills. Спробуйте описати, які якості цінуються компанією, можливий mindset. Таким чином, ви вкотре заявите про свою компанію і зможете звузити pipeline до більш релевантних кандидатів.
На співбесіді детально проговоріть що і як зрозумів кандидат про вашу компанію та позицію. Запитайте його думку про ваш підхід: що подобається, а від чого він в захваті) 

Якщо вам вдалося зацікавити потрібну вам людину, оффер ви зробите не кандидату – а однодумцю! Погодьтесь – це суттєва різниця.

Оффер та період перед виходом.

Період підписання оффера та переходу у вашу компанію є вкрай важливим. По-перше, кандидату можуть зробити контрофер з його чи іншої компанії. По-друге, у вас є період мінімум 2 тижні, в який ви можете дистанційно утримувати контакт з кандидатом. Цей контакт вирішить ряд питань:

  • Підтримка у період переходу сформує у кандидата стійке позитивне враження про вашу компанію. Особливо це актуально при релокейті кандидата з інших міст/країн.
  • Вирішення питань підбору техніки, необхідного софта, особливі побажання чи нюанси.
  • Визначення фокусу основних завдань на старт, рекомендації в навчальних матеріалах.
  • Діалог на глибше визначення уподобань, захоплень та хобі. Це допоможе краще визначити контактих осіб.

Старт та цілі на trial.

До виходу кандидата у вас мають бути підготовлені:

  • Всі необхідні домени та розширення.
  • Укомплектоване робоче місце.
  • Набір інструкцій/правил “життя” офісу.
  • Доступний список контактів команди “новенького” та всього офісу.
  • Визначені всі контактні особи за напрямами (визначені канали взаємного зручного спілкування).

Кожен старт у нас починається зі знайомства з командою та колегами. Краще коли це буде організований процес і координувати його буде 1 людина. Паралельно проводимо екскурсію по офісу, показуючи “стратегічні місця”. У нашому випадку екскурсія закінчується на кухні, де є можливість познайомити нового працівника з кавовою машиною)
Для спрощення та систематизації процесу onboarding, ми створили ряд документів:

  • HandBook – основний документ, в якому зафіксовані цілі, цінності, місія та процеси компанії.
  • Загальний набір рекомендацій та навчальних матеріалів, який доповнюється окремими документами з вузьких спеціалізацій.
  • Документ з контактами всіх “жителів” офісу.
  • Автоматизовані чек-листи за позиціями.

Окремо розробили Welcome box, в якому є опис життя офісу в вільній формі з посиланнями на все вищесказане. Як приємний бонус – брендована листівка та смаколик!

Якщо Ваша компанія масштабується швидко і об’ємно, то варто зробити презентацію компанії. В ній буде зібрано все вище сказане, але в більш загальному і доступному форматі. Це економить Ваш час!

Більш об’ємний зріз успішності нового працівника можна запланувати через 3 місяці (закінчення trial), або при бажанні/потребі розділити його навпіл. HR менеджеру бажано супроводжувати процес адаптації в форматі 1-1 щомісячно в формальній/неформальній формі.

Кожен trial в DNA325 закінчується Performance review за методикою 360°. Сам процес оцінки та перегляду обов’язків – це окрема тема для розмови, яку ми розкриємо в наших наступних матеріалах.

За різними методологіями, повноцінна адаптація працівника може тривати від 3 місяців до “ніколи”. Проте, з впевненістю можна сказати, що є пряма кореляція між швидкістю адаптації нових працівників та системою їх onboarding. В даному напрямку ідеальної схеми немає, єдиний вихід – це постійний розвиток та доопрацювання системи. Тому, бажаємо успіхів в цій нелегкій справі!

За новими інсайтами частіше зазирайте на наш блог. Є питання питання чи пропозиції? З радістю розглянемо їх на ozlobenko@dna325.com